退職証明書の概要

退職証明書とは、労働者が退職する場合に、使用期間・業務の種類・事業場における地位・賃金・退職の事由についての証明書を請求した際に、雇い主側が交付しなければならない文書で、労働基準法第２２条に定められているものです。この五項は退職証明書に記載しなければならない項目ですが、労働者が請求しない項目は記入してはいけないことになっています。

解雇の場合は、解雇が予告された日以後にそれ以外の理由で労働者が退職した場合は、その退職の日以後に退職証明書を発行する必要はありません。退職証明書を交付しばければならない退職の事由とは、自己都合退職をはじめ、解雇（懲戒解雇を含む）や定年退職などが含まれるので、請求に応じて証明書を発行しなければなりません。退職証明書へ記載する解雇の理由も、具体的に示す必要があります。就業規則に反しての解雇となった場合などは、その規則の内容とそれに至る罰則も退職証明書に記入しなければなりません。

また、労働者への職務妨害のために、第三者と申し合わせて国籍・信条・社会的身分・労働組合運動などに関する通信をし、退職証明書に暗号など秘密の記入をしてもいけません。労働者に対する就職妨害のためのブラックリストなどを禁止するためです。

退職証明書は、解雇理由証明書や離職票とは異なるものですので、代替はできません。

退職証明書の記入

会社に勤めていたけれど、なんらかの理由で辞めることになった場合、今までの労働を証明するために会社側に退職証明書を請求することができます。

退職証明書とは、その会社での使用期間、業務内容、役職、給与、退職理由についてが記載される文書です。
退職証明書は公的な文書ではなく会社と労働者の個人的な証明文書ですが、労働基準法に定められているものですので、それなりに高い信頼性もあります。

前記の５項目は退職証明書に記載することができる項目ですが、労働者が求めない項目は記載しなくても良いことになっています。使用期間と給与は証明してほしいが退職理由はふせてほしい、という場合は退職証明書には２項目のみを記載することも可能です。ですが、退職証明書は今の会社を退職し、新しい会社へ就職する際に主に使用するものですので、退職理由が不明だと不審がられることもあるでしょうからよほど理由がない限り、証明書の項目は埋めておいたほうがいいでしょう。

会社に退職証明書を請求すると、遅滞無く労働者へ発行しなければならない義務がありますが、退職証明書は先にも記したとおり公的ではなく私文書ですので、決まった型がない場合もあるかと思います。その場合は会社に頼むか自分で退職証明書の型を作成する必要があります。インターネット上にも退職証明書の書式やサンプルがありますので、それを使用することもできます。

退職証明書発行手順

勤めていた会社を退職することになった場合に、退職証明書というものを会社に発行してもらうことができます。大きな会社ですと請求しなくても、退職時にもらう書類や証明書の中に入っていることもありますが、これは必ず発行しなければならないものではありません。

退職証明書は労働者が会社へ請求した場合に発行しなければならないものです。私文書ではありますが働基準法で定められており、真実通りに記載しなければならないものですので、退職証明書の内容は信頼できるものです。

また、発行を求められたら会社側はできるだけ早く退職証明書を発行しなければならない義務もあります。なので、真実通りに記載するということは、自己都合退職であったのに会社都合の解雇という形にしてもらう、などという偽の内容を証明することもできませんので、自分の都合のいいように使える文書ではありません。

退職証明書に記載される内容は、その会社での使用期間、行っていた業務の内容、就いていた役職、受けていた給与、退職に至った理由の５項目です。この５項目も必須ではなく、退職証明書に記載してほしい項目を請求側が選ぶこともできます。会社側が退職証明書を使って、労働者の就職妨害をすることも禁じられています。

会社を退職する際に、使用するかどうかはわからなくても退職証明書はとりあえず発行してもらっておいたほうが良いものと思われます。